Politique de confidentialité

La société Keolis S.A. (« Keolis S.A. » ou « Nous ») met tout en œuvre pour protéger vos données personnelles en conformité avec les réglementations européennes et françaises applicables. La présente politique de confidentialité (« Politique de Confidentialité ») est destinée à vous informer sur les finalités et les conditions dans lesquelles nous traitons les données personnelles que nous sommes susceptibles de recueillir par le biais de nos divers canaux, à savoir notamment : le site internet Keolis S.A. (« le site Keolis ») [https://www.keolis.com], nos réseaux sociaux, la plateforme carrière Successfactor (« Plateforme Carrière ») [https://careers.keolis.com/] ou encore nos éventuels évènements. Notre Politique de Gestion des Cookies, accessible au lien suivant https://www.keolis.com/fr/politique-gestion-cookies, vient compléter la présente Politique de Confidentialité pour vous informer des finalités et des conditions d’utilisation de fichiers cookies ou de données de navigation susceptibles d’être déployés par Keolis S.A. Nous vous invitons à prendre le temps de lire cette Politique de Confidentialité afin de disposer de toutes les informations utiles vous permettant de comprendre l’usage effectué de vos données personnelles et d’exercer librement et pleinement les droits qui vous sont garantis par les lois applicables et par cette Politique de Confidentialité.

 

1 - Dispositions générales

 

Responsable de traitement 

Le responsable du traitement de vos données personnelles est la société Keolis S.A. 

Conditions Générales d’Utilisation 

La Politique de Confidentialité fait partie intégrante des Conditions Générales d’Utilisation de notre site Keolis, doit être lue conjointement à celles-ci (qui sont accessibles suivant au lien : https://www.keolis.com/fr/mentions-legales.

Loi applicable et autorité administrative compétente

La Politique de Confidentialité est régie par le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles n°2016/679 (« RGPD ») et par la Loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Loi Informatique et Libertés »), sous le contrôle réglementaire de l’autorité française de protection des données personnelles, la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – www.cnil.fr).

Liens vers des sites internet tiers

Notre site peut contenir ou utiliser des liens renvoyant vers des sites internet, applications mobiles, produits ou services qui sont exploités par des tiers (notamment des sites publicitaires, de partenaires de Keolis S.A. ou des réseaux sociaux). Nous vous rappelons que la Politique de Confidentialité ne s’étend pas à ces tiers sur lesquels Keolis S.A. n’a aucun contrôle et pour lesquels nous ne pouvons être tenus responsables. Nous vous encourageons à prendre connaissance des politiques de confidentialité, procédures et pratiques de ces tiers.  

 

2. Les données personnelles que nous recueillons

La Politique de Confidentialité s’applique aux données personnelles que nous sommes susceptibles de recueillir auprès de vous ou à votre sujet (voir ci-dessous), à partir des sources suivantes :

  • Navigation sur le site internet Keolis S.A. (notamment lors de l’utilisation d’une fonctionnalité, la réponse à un formulaire d’inscription ou de sondage, la consultation de ressources disponibles sur le site) ; 
  • Réception et envoi de courriers électroniques, messages textes et autres messages électroniques entre Keolis S.A. et vous ;
  • Réception et gestion de votre candidature sur la Plateforme Carrière, accessible via l’onglet « Rejoignez-nous », ainsi que par email et constitution d’une CVthèque ;
  • Réception de vos demandes d’information/de contact adressées au support sur la Plateforme Carrière, ainsi que par email ;
  • Réception de vos demandes d’information/de contact adressées via la rubrique « Contact » du Site Keolis (demande candidature, presse, sponsoring et partenariat, fournisseurs et prestation de transport), ainsi que par email ;
  • Réception des informations fournisseurs/prospects dans le cadre de la gestion des relations précontractuelles et contractuelles ;
  • Captation des images de vidéosurveillance de nos caméras installées dans les locaux de Keolis S.A. afin d’assurer la sécurité des biens et des personnes ;
  • Réception et réponses à vos demandes de droits conformément au RGPD.

 

3. Utilisation des données collectées et durées de conservation

Nous recueillons et utilisons les données personnelles vous concernant pour les finalités principales décrites ci-dessous. Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la satisfaction des différentes finalités, sauf dans les cas où la loi nous autorise ou exige de les conserver plus longtemps.

Ces durées maximales s’appliquent sauf si vous demandez l’effacement ou la cessation d’utilisation de vos données avant l’expiration de celles-ci pour un motif compatible avec toute obligation légale qui pourrait s’imposer à Keolis S.A.

 

 

Finalités

Données collectées

Durées de conservation

Gestion de votre compte utilisateur sur la Plateforme Carrière (candidature)

  • Données de connexion
  • Données d’identification

1 an à partir de votre dernière connexion (inactivité).

Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment.

Gestion de votre recrutement et constitution d’une CVthèque

  • Données d’identification
  • Données sur votre vie professionnelle et personnelle (CV ect…)

Le temps de l’analyse des candidatures puis 2 ans à partir de l’envoi de la réponse, si vous n’êtes pas retenu afin de vous contacter pour de nouvelles opportunités.

Réponse à vos demandes effectuées sur le site internet Keolis S.A ou par email

  • Données d’identification et éléments sur la demande
  • Demandes reçues
  • Réponses à vos demandes

Durée nécessaire au traitement de votre demande par Keolis SA.

Suppression des demandes dès transmission à la filiale Keolis correspondante.

Gestion des relations précontractuelles et contractuelles avec nos fournisseurs et autres partenaires

  • Données d’identifications,
  • Données gestion des fournisseurs

La durée de la relation précontractuelle et contractuelle + la durée légale de conservation des contrats (5 ans).

Gestion fichiers contact prospects : 3 ans maximum après la fin du contrat et/ou du dernier contact.

Gestion de contacts et prospects - Communication externe (documentation institutionnel, organisation d’évènements etc…)

  • Données d’identification

Données professionnelles 

Fichier de contact mis à jour régulièrement, conservation 3 ans maximum à partir du dernier contact

Gestion des cookies

  • Cookies

Pour connaître les durées de conservation de vos données liées à la gestion des cookies et paramétrer votre consentement, nous vous invitons à consulter notre politique de gestion des cookies au lien suivant : https://www.keolis.com/fr/politique-gestion-cookies.

Captation des images de vidéosurveillance dans les locaux de Keolis S.A. afin d’assurer la sécurité des biens et des personnes

  • Images de vidéosurveillance

1 mois maximum

Gestion des demandes d’exercice de droits

  • Données d’identification dont documents/justificatifs d’identité
  • Demandes reçues
  • Réponses apportées

5 ans à compter de la réception de la demande complète.

Le justificatif d’identité est supprimé dès que nous avons procédé à la vérification de l’identité de la personne concernée

Gestion du précontentieux et du contentieux, constitution de preuves

  • Données nécessaires à la procédure en cours

Durée de la procédure  

 
 

 

4. Bases légales des traitements de données personnelles

Conformément à la réglementation applicable, nous traitons vos données lorsque nous avons un fondement légal qui nous permet de le faire. Il peut s’agir de l’exécution contractuelle (a), de l’intérêt légitime (b), d’une obligation légale (c) ou de votre consentement (d).

 

a) Les finalités de traitement reposant sur le fondement de l’exécution contractuelle (ou précontractuelle)  

  • La gestion de votre recrutement ;
  • La gestion des relations précontractuelles et contractuelles avec nos fournisseurs.
  • La gestion de votre compte utilisateur sur la Plateforme Carrière ;

b) Les finalités de traitement reposant sur le fondement de l’intérêt légitime

  • La gestion de vos demandes effectuées sur le site internet Keolis S.A. ou par email ;
  • La constitution de notre CVthèque afin de vous contacter si nous avons des opportunités ;
  • La transmission de vos candidatures à la filiale concernée ;
  • La gestion de la communication externe de Keolis S.A. ;
  • La gestion contacts et prospects, néanmoins il est possible de vous y opposer en nous contactant à l’adresse indiquée à l’article 9 de la présente Politique de Confidentialité ;
  • La captation des images de vidéosurveillance dans les locaux de Keolis S.A. afin d’assurer la sécurité des biens et des personnes ;
  • La gestion du précontentieux et du contentieux, la constitution de preuves.

c) Les finalités de traitement reposant sur le fondement de l’obligation légale

  • La gestion de vos demandes d’exercices de droits (accès, rectification, opposition, etc.) au titre du RGPD.

d) Les finalités de traitement reposant sur votre consentement 

  • La gestion des cookies, à l’exception des cookies strictement nécessaires : pour en savoir plus sur vos données collectées dans ce cadre, nous vous invitons à consulter notre politique de gestion des cookies.
  • La transmission de vos demandes /questions aux filiales concernées.

 

5. Transmission des données

Vos données personnelles peuvent être communiquées par Keolis S.A. :

 

En interne

Aux services habilités de Keolis et devant en connaître dans le cadre des finalités susmentionnées, dont la Direction de la Communication et du Marketing, des Achats, des Moyens Généraux, des ressources humaines, de la Comptabilité, de la Direction Juridique etc.

Au sein du Groupe Keolis

Nous pouvons partager vos données personnelles avec certaines entités du Groupe Keolis, et certains partenaires de Keolis SA, afin d’assurer la continuité de nos services, de notre relation avec nos clients, prospects ou utilisateurs de notre site internet.

  • Si vous y avez formellement consenti, votre demande de contact/d’information sera transmise à la filiale Keolis / Partenaire concerné par votre question, afin que la filiale Keolis / Partenaires puissent traiter votre question en tant que responsable de traitement distinct.
  • Afin de permettre le traitement de vos candidatures au sein du Groupe et lorsque vous répondez à une offre d’emploi d’une filiale du Groupe, les données de votre candidature sont transmises à cette filiale en qualité de responsable de traitement distinct pour étude et traitement de votre candidature. Vos données sont alors traitées conformément à la politique de confidentialité de la filiale concernée, que vous pouvez consulter en la contactant directement.

A des prestataires tiers

Nous pouvons communiquer vos données personnelles à des tiers de confiance, prestataires de Keolis S.A., situés au sein de l’Union Européenne (ci-après « UE »), notamment pour assurer le bon fonctionnement de notre site internet ou de nos services dans le cadre des finalités susmentionnées.

Vos données personnelles traitées dans le cadre de la gestion de votre candidature peuvent également être communiquées à des prestataires (gestionnaires de la Plateforme Carrière), ainsi qu’à des organisations externes si celle-ci sont employées par Keolis S.A. dans le cadre de processus de recrutements (agences de recrutement).

A des partenaires commerciaux 

Nous pouvons partager certaines données pseudonymes, ne contenant aucun élément d’identification directe, dans le cadre des finalités décrites à l’Article 3 « Utilisation des données collectées et durées de conservation » ci-dessus, notamment concernant les cookies collectés et traitées par nos Partenaires fournisseurs qui sont listés dans la Politique de Cookies. Ces derniers étant responsables distincts/conjoints de traitement.

A des tiers pour des motifs juridiques 

Dans le cas où nous serions tenus de nous conformer aux lois et aux règlements et aux requêtes et ordres légaux ou si cela est permis par la loi (c’est à dire, pour la protection et la défense des droits, situation qui menace la vie, la santé ou la sécurité, etc.).

 

***
En tout état de cause, nous exigeons toujours de ces destinataires qu’ils présentent des garanties de confidentialité et de sécurité suffisantes et qu’ils prennent les mesures physiques, organisationnelles et techniques nécessaires à la protection et la sécurisation de vos données personnelles, conformément à la législation en vigueur. 

L’ensemble de vos données sont traitées et hébergées au sein de l’UE. Toutefois, des transferts de données en dehors de l’UE peuvent intervenir. Tout transfert de vos données en dehors de l’UE est réalisé avec des garanties appropriées qui sont conformes à la règlementation applicable en la matière, soit car les pays destinataires bénéficient d’une décision d’adéquation, soit car ces transferts sont encadrés par la mise en place de Clause Contractuelles Types validées par la Commission Européenne. Pour plus d’informations sur l’encadrement de ces transferts vous pouvez nous contacter aux adresses de contact indiquées à l’article 9.

 

6. Sécurité des données

Keolis S.A. sécurise vos données personnelles en mettant en place des mesures physiques, organisationnelles, et techniques adéquates afin d’éviter tout accès, utilisation, divulgation, modification ou destruction non autorisé, conformément à la règlementation en vigueur.

Ces mesures incluent notamment : 

  • Un stockage sur des serveurs sécurisés au sein de l’Union Européenne ;
  • Un accès limité à vos données sur la base du "besoin de savoir" ;
  • La mise en place de mesures organisationnelles en interne afin de protéger vos données.

Bien que Keolis S.A. mette en place toutes les mesures possibles pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des informations transmises sur notre site internet lorsqu’un défaut de sécurité affecte votre terminal ou navigateur.

 

7. Vos droits sur vos données personnelles

Au titre du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés, vous disposez de différents droits parmi lesquels : 

 

Accès, modification, mise à jour et suppression de vos données personnelles

Vous pouvez demander à accéder à vos données personnelles détenues et traitées par Keolis S.A., les consulter, en obtenir une copie papier ou électronique et en demander la correction, la mise à jour ou la suppression.

Opposition

Vous pouvez, à tout moment, demander que certaines de vos données ne fassent plus l’objet d’un traitement.

Portabilité

Vous pouvez demander que vos données, faisant l’objet d’un traitement, vous soient communiquées dans un format ouvert et lisible par machine, que ce soit pour votre usage personnel ou pour les transférer à un autre responsable de traitement.

Limitation du traitement 

Dans certains cas, vous pouvez demander que le traitement, dont vos données font l’objet, soit limité. 

Réclamation auprès d’une Autorité de Contrôle

Sans préjudice de toute autre voie de droit, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle du pays de l’Union Européenne dans lequel vous résidez, vous travaillez ou dans lequel vous jugeriez qu’une violation de vos droits aurait été commise. 

 

***

Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits en adressant une demande écrite, accompagnée d’une copie d’un justificatif d’identité aux contacts mentionnés à l’Article 9 « Nous contacter ». 

Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans les meilleurs délais et dans les conditions prévues par la règlementation applicable. Néanmoins, dans certains cas, il est possible que nous ne soyons pas en mesure d’y répondre favorablement afin de respecter nos obligations légales ou contractuelles.

 

8. Modification de la Politique de Confidentialité 

Keolis S.A. se réserve le droit d’apporter des modifications à la Politique de Confidentialité. 
Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des modifications et rester informés sur les mesures que nous prenons pour protéger vos données personnelles.  

 

9. Nous contacter

Pour exercer vos droits ou toute question relative au traitement de vos données personnelles, veuillez contacter notre Délégué à la Protection des Données à cette adresse email : dpo@keolis.com ou à l’adresse postale :

Keolis SA

Délégué à la Protection des Données

20 rue Le Peletier

75009 Paris

 

La Politique de Confidentialité a été mise à jour le 08/03/2021.